Thực hiện chỉ đạo của Chính phủ về việc đẩy mạnh triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng Chính phủ điện tử trên cơ sở cải cách hành chính, chuyển đổi số quốc gia, thủ tục hành chính chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (CNLS/HPHLS) đã được cải cách hơn nữa, tăng cường khả năng tiếp cận dịch vụ hành chính công của những đối tượng khó khăn, đặc thù. Cổng Dịch vụ công của Bộ Ngoại giao đã được thiết lập chức năng đặt lịch hẹn trực tuyến thông qua xác thực VNeID nhằm phân luồng các nhóm nộp hồ sơ và đảm bảo tính định danh cá nhân của người đề nghị. Khi có nhu cầu nộp hồ sơ đề nghị CNLS/HPHLS, công dân có thể truy cập website Cổng Dịch vụ công của Bộ Ngoại giao dichvucong.mofa.gov.vn để điền thông tin tờ khai và đặt lịch hẹn trực tuyến theo khung giờ và nhóm đối tượng phù hợp.
Về cách thức nộp hồ sơ, công dân có thể nộp hồ sơ trực tiệp tại Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự, địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội hoặc tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, địa chỉ: số 6 Alexandre De Rhodes, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh)hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh hoặc các cơ quan địa phương được phân cấp thẩm quyền: được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Chi nhánh Tổng công ty Bưu điện Việt Nam –Bưu điện thành phố Hà Nội (VN-POST/hotline: 02438255948). Thời gian nộp hồ sơ là các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bảy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết. Thời gian trả hồ sơ: các ngày làm việc trong tuần, trừ thứ Bảy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.
Về thành phần hồ sơ, theo quy định tại Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, người đề nghị chứng nhận/ hợp pháp hóa lãnh sự nộp một bộ hồ sơ gồm:
a) 01 tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định (tại Cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao dichvucong.mofa.gov.vn);
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao; trường hợp làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam: 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này).
Thời gian giải quyết hồ sơ là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
Trong quá trình nộp hồ sơ, công dân không giao dịch hoặc nộp hồ sơ qua những người không phải là công chức làm việc tại Bộ phận một cửa. Khi có vấn đề gì chưa rõ hoặc không nêu trên Cổng thông tin điện tử, công dân có thể liên hệ trực tiếp qua điện thoại với Cục Lãnh sự theo số +84-24- 3799.3660 (Bộ phận một cửa) +84-24- 3799.3415/2364 (Phòng Hợp pháp hóa) hoặc email: cls.mfa@mofa.gov.vn để được giải đáp.
